Yleensä Eisenhowerin matriisia tai jotain sen johdannaista suositetaan ajankäytön suunnitteluun, mutta samaa tekniikkaa voi käyttää myös ajankäytön seurantaan. Eli kirjaamalla tehdyt työt kiirellisyyden ja tärkeyden mukaan saa käsityksen siitä mihin päivä kuluu.
Eisenhowerin matriisissa on kaksi akselia, toinen on kiirellisyys ja toinen tärkeys. Ja niiden avulla jaetaan työskentelykenttä neljään ruutuun:
- tärkeä ja kiireellinen
- tärkeä ja kiireetön
- ei tärkeä, mutta kiireellinen
- ei tärkeä eikä kiireellinen
Neljä yksinkertaista ruutua jotka auttavat ajankäyttöä. Kiireettömät ja ei tärkeät on niitä puhtaita puuhastelutehtäviä, niitä joita ei edes tarvitsisi tehdä. Kiireellinen, mutta ei tärkeä on delegoitavaa. Ja sitten yläriviin jää ne tärkeät ruudut eli kiireelliset ja kiireettömät tärkeät ruudut.
Työnteossa tehokkuutta lisää, että pystyy siirtämään tehtäviä kohtaan tärkeä ja kiireetön. Silloin pystyy suunnittelemaan työtään. Tärkeä ja kiireellinen kertoo siitä, että työpäivä menee tulipalojen sammuttamiseen.
Listaa kaikki päivän tehtäväsi matriisiin ja tutki mikä lokeroista on suurin. Se antaa nopeasti kuvan siitä, että kuluuko aikasi tulipalojen sammuttamiseen, puuhasteluun vai saatko rauhassa tehdä hyödyllisiä asioita. Ja myös kertoo sen, että osaatko delegoida.
Kuhan pohdin, Kari…